SOP Divisi Akuntansi
Untuk dapat bertahan menghadapi tantangan dan kondisi stres, organisasi harus memiliki daya tahan yang memadai. Salah satunya adalah kesiapan manajemen, pedoman, dan prosedur menghadapi perkembangan kebutuhan operasional dan lingkungan bisnis yang dinamis. Kesiapan ini adalah bentuk adaptasi secara konsisten untuk berubah dalam landscape yang terus berubah.
Organisasi harus dinamis dan mampu menerima perubahan, baik yang sifatnya fundamental maupun hanya terkait tata laksana di garis depan. Dinamika ini juga memaksa para pemimpin untuk memahami peran dan tanggung jawab organisasi dalam konteks yang lebih holistik, siap dengan kondisi normal maupun upnormal.
Selain itu, setiap dinamika dan perubahan harus memperhatikan tingkat efektifitasnya terhadap kebutuhan organisasi. Dengan demikian, perubahan adalah bentuk penyempurnaan yang memastikan tujuan organisasi terpenuhi dalam kondisi terkini.
Perubahan organisasi memiliki beberapa pengertian, yaitu:
- Suatu re-orientasi fundamental dan radikal dalam cara organisasi beroperasi
- Organisasi atau perusahaan yang sedang mengalami transformasi
- Mengarahkan atau memimpin orang untuk melakukan sesuatu secara berbeda, atau sesuatu yang berbeda dengan apa yang biasa dilakukannya selama ini.
Adapun tujuan dilakukannya perubahan organisasi ini, diantaranya :
- Meningkatkan kemampuan organisasi
- Meningkatkan peranan organisasi
- Melakukan penyesuaian secara internal dan eksternal
- Meningkatkan daya tahan organisasi dan
- Mengendalikan suasana kerja.
Dalam mengelola perubahan, organisasi harus memfokuskan diri untuk meningkatkan kemampuannya dalam memanfaatkan tantangan dan peluang yang muncul. Artinya, organisasi membutuhkan perubahan perilaku manusia dan perubahan proses untuk berhasil. Di sinilah organisasi membutuhkan peran manajemen perubahan, khususnya mengelola akibat-akibat yang dimungkinkan terjadi ketika perubahan berlangsung.
Ada dua hal yang bisa mendorong perubahan di organisasi, yaitu karena faktor internal dan faktor eksternal. Perubahan internal atau yang berasal dari dalam organisasi, biasanya disebabkan oleh:
- Perubahan perangkat keras organisasi (hard system tools) yang biasa disebut dengan struktural meliputi perubahan srategi, struktur organisasi dan sistem, serta
- Perubahan perangkat lunak organisasi (soft system tools) atau perubahan kultural yang meliputi perubahan perilaku manusia dalam organisasi, kebijakan sumber daya manusia dan budaya organisasi.
Sedangkan perubahan eksternal atau yang berasal dari luar organisasi seperti perubahan teknologi yang semakin terintegrasi ke dalam sistem. Untuk diketahui bahwa setiap perubahan organisasi harus merangkul semua komponen organisasi termasuk struktur, strategi, sistem, dan perilaku manusia di dalamnya. Ini dimaksudkan agar efektivitas perusahaan bisa meningkat, menjadikan organisasi dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman.
Agar perubahan dapat diterima dan dipahami oleh semua pihak, maka kita perlu menjalankan setiap langkahnya dengan benar. Adapun langkah-langkah tersebut meliputi:
- Sosialisasi
Tahap pertama adalah sosialisasi ke semua stakeholder yang melaksanakan dan mereka yang akan terdampak oleh perubahan. Kita perlu menjelaskan hal-hal mendasar tentang perubahan, termasuk alasan mengapa kita harus berubah.
- Pemahaman
Melalui sosialisasi, semua orang diharapkan memiliki pemahaman yang sama akan pentingnya perubahan yang dilakukan oleh organisasi. Pelaku perubahan haruslah memahami alasan mengapa perubahan itu dilakukan, dan apa manfaat serta pengaruh perubahan itu bagi mereka secara pribadi maupun bagi perusahaan.
- Komitmen
Setelah mendapatkan sosialisasi dan pemahaman, seluruh anggota organisasi diminta untuk memiliki komitmen agar perubahan dapat terwujud.
- Implementasi
Implementasi merupakan point terpenting agar perubahan dapat berjalan sesuai dengan rencana organisasi. Perubahan hanya terjadi ketika komitmen yang disepakati dilaksanakan secara nyata.
- Komunikasi
Implementasi dapat berjalan dengan komunikasi yang efektif dan intens untuk memastikan jalannya perubahan.
- Evaluasi
Tindak lanjut berupa evaluasi/audit dilakukan sebagai langkah pengawalan agar perubahan yang terjadi sesuai dengan yang diharapkan, dan jika perlu dilakukan tindakan koreksi.
- Pengkinian Standar Operasional Perusahaan (updating SOP)
Berikutnya yang harus dilakukan adalah mengkompilasikan semua perubahan tesebut ke dalam kebijakan perusahaan (policy) yang biasanya dituangkan ke dalam Buku Pedoman Perusahaan atau Standar Operasional Perusahaan yang disesuaikan dengan perubahan yang diinginkan.
